Sprint F : Notaire — 60% de temps gagné sur actes et convocations | iamin.digital

Par Frank Vidal

Sprint F : Notaire — 60% de temps gagné sur les actes et convocations

Automatisation étude notariale · 60% de temps gagné · Zéro retard de convocation

Le contexte

Une étude notariale de 6 notaires et 10 collaborateurs traitait 120 dossiers de succession par mois. Chaque dossier exigeait des convocations aux héritiers, des vérifications d’actes, des relances pour pièces manquantes, et un suivi rigoureux des délais légaux. Le moindre retard pouvait avoir des conséquences juridiques.

Le problème

Les convocations étaient envoyées une par une via Word + courrier. Le suivi des pièces manquantes se faisait sur un tableur Excel que personne ne mettait à jour. Résultat : des retards de convocation, des relances oubliées, et des dossiers bloqués pendant des semaines par manque d’un seul document.

Ce qu’on a déployé

8 workflows n8n déployés en 10 jours :

• Génération automatique des convocations depuis les données du dossier
• Envoi courriel + courrier simultané aux héritiers
• Suivi pièces manquantes avec relances automatiques à J+7 et J+15
• Alertes délais légaux : notification 30 jours avant l’expiration
• Dashboard collaboratif de l’état de chaque dossier
• Archivage automatique des pièces reçues dans le dossier numérique

Les résultats

60% de temps gagné sur la gestion des convocations

Zéro retard de convocation depuis le déploiement (sur 6 mois)

-80% de relances manuelles pour pièces manquantes

25h/mois récupérées — réallouées au conseil client

La stack utilisée

n8n (orchestration), Claude AI (génération de documents), Brevo (emailing), Google Drive (archivage), Google Sheets (tableau de bord).

Témoignage

« Dans le notariat, le respect des délais n’est pas optionnel. Depuis l’automatisation, on n’a plus jamais raté une convocation. Et nos collaborateurs passent enfin plus de temps avec les clients qu’avec Excel. » — Notaire associé

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